Picture: Jari Härkönen / Senate

12.12.2016

Senaatti-kiinteistöt käyttää Granlund Manageria valtakunnallisesti auditointityökaluna

Granlund Managerin auditointisovellusta ja Granlundin talotekniikka-asiantuntijoiden auditointipalveluja käytetään Senaatilla palvelujen tuottajien toiminnan laadun tarkastuksiin.

Auditointiyhteistyö lähti liikkeelle kiinteistönhoidon teknisillä laatuauditoinneilla, mutta hiljattain Senaatti on laajentanut kysymyspatteristoa myös muihin palveluihin, kuten esimerkiksi puhtauspalvelujen ja tilaajavastuulain mukaisuuden auditointiin.

Granlund Managerin auditointisovellusta ja Granlundin talotekniikka-asiantuntijoiden auditointipalveluja käytetään Senaatilla palvelujen tuottajien toiminnan laadun tarkastuksiin.

– Tarjoamme asiakkaillemme joko pelkän GM-auditointityökalun, jonka avulla kiinteistön omistaja tai kiinteistönhoitoliike vastaa itse auditoinneista, tai sitten auditointipalveluja, kertoo Granlund Oy:n kiinteistönpidon ryhmäpäällikkö Tommi Söderström. – Toimimme riippumattomina asiantuntijoina, jotka tarjoavat yhdenmukaisen arvion eri palveluntuottajista. Jalkaudumme fyysisesti kohteeseen ja käymme läpi esimerkiksi tekniset järjestelmät ja ulkoalueiden kunnon.

Yhdenmukaisia tuloksia

Manageria käytetään valtakunnallisesti kiinteistöissä, joissa Senaatilla on ylläpitovastuu. Etelä-Suomessa Granlund vastaa suurimmasta osasta laatuauditointeja, mutta kiinteistöpäällikkö Tuomas Igonin isännöintialueella laatuauditoinnit tekee vuorovuosina Granlund ja kiinteistöpäällikkö itse.

– Auditoinnit ovat systemaattista työtä, jonka avulla huomataan sellaisia vikoja ja puutteita, joita ei voi konttorista käsin selvittää ja jotka eivät välttämättä näy käyttäjille, vaikka aiheuttavat kohteessa eniten ongelmia, Igoni toteaa. – Granlund Manager toimii kentällä hyvin, ja mobiilikäyttöliittymä on nopea ja kätevä. Esimerkiksi kuvien liittäminen on helppoa.

Auditoinnin toteuttaminen vaatii taloteknistä osaamista.

– Kaikki kiinteistöpäälliköt eivät voi tai halua tehdä auditointeja, mutta itse tekisin niitä mielelläni enemmänkin, Igoni kertoo. – Resurssien kannalta meidän on kuitenkin käytettävä konsultteja, mikä on myös hyödyllistä, koska näin saamme kohteesta kaksi näkemystä. On ilahduttavaa, että minun ja Granlundin asiantuntijoiden auditointiarvosanat ovat linjassa eikä näkemyseroja ole ollut.

– Saamme Granlundilta hyviä auditointiraportteja, joiden muistiinpanot on tehty selkeästi ja yksityiskohtaisesti sekä täydennetty kattavilla valokuvilla, lisää Senaatti-kiinteistöjen ylläpidon asiantuntija Juuso Anttonen. – Granlundin asiantuntijat vetävät asiallisen tiukkaa ja johdonmukaista linjaa. Henkilösidonnaisuudet eivät näy auditointien tuloksissa.

Auditoinnin tuloksilla kehitetään ylläpitoa

Auditoinneissa arvioidaan ennen kaikkea toimintaa. Määrämuotoisen tarkastusmallin avulla ylläpitopalveluja voidaan vertailla esimerkiksi alueellisesti.

– Auditointimalli on kohderiippumaton, ja voimme vetää tuloksista johtopäätöksiä moneen asiaan, Anttonen toteaa. – Seuraamme esimerkiksi kohdetrendejä, reagoimme poikkeamiin, kehitämme osaamista tietyillä osa-alueilla ja päivitämme tarvittaessa vaatimuksia.

Auditoinneissa on aina mukana myös perehdyttämis- ja opetusaspekti.

– Kerromme auditoinneilla palveluntuottajillemme, mitkä asiat ovat oman näkemyksemme mukaan ylläpidossa merkittävimpiä, Anttonen kertoo. – Kyseessä onkin toimintaa ohjaava malli ja oppimisprosessi puolin ja toisin. Saamme kentältä hyviä kommentteja esimerkiksi auditointipohjien kehittämiseen. Tulosten kautta voimme muuttaa myös auditointien painotuksia, ja tällä hetkellä korostamme esimerkiksi sisäolosuhteiden merkitystä.

Palkkio-sanktiomalli kannustaa kohti tavoitteita

Auditoinneissa mitataan myös palveluntuottajien työn sopimuksenmukaisuutta.

– Manager on intregroitu osaksi tietojärjestelmää, jolla pyrimme arvioimaan, miten palvelutuottajamme noudattavat annettua tehtäväsisältöä, Anttonen toteaa. – Auditoinnista saatu numeerinen arvo kytketään laajempaan palkkio-sanktiomalliin, jonka tärkein tavoite on ohjata palveluntarjoajiemme toimintaa. Kun kiinteistönhoitajat panostavat olennaisimpiin asioihin, heidät palkitaan. Se on kokonaisuutena kannattavaa, ja lopulta hyödyt näkyvät valtiotasolla. Esimerkiksi kun valtionhallinnon kiinteistöjen työskentelyolosuhteet paranevat, työ on tuottavampaa. Usein myös energiatehokkuus paranee. Kyseessä on win-win-tilanne.

Manager muuntuu erityyppisiin auditointeihin

Auditointiyhteistyö lähti liikkeelle kiinteistönhoidon teknisillä laatuauditoinneilla, mutta hiljattain Senaatti on laajentanut kysymyspatteristoa myös muihin palveluihin.

– Käytämme Manageria esimerkiksi puhtauspalvelujen ja tilaajavastuulain mukaisuuden auditointiin, Anttonen kertoo. – Pilotointivaiheessa on tällä hetkellä myös kiinteistökohteen rakenteisiin ja ilmanvaihtoon liittyviä auditointeja osana Senaatin ennakoivaa sisäolosuhdetoimintaohjelmaa. Otamme uudet auditoinnit käyttöön laajemmin jo ensi vuonna.