18.10.2017

Espoon kaupunki otti käyttöön Granlund Managerin mobiilin auditointityökalun noin 400 kohteessa

Mobiilisti toteutettava laatuauditointi on hyvä käytännön esimerkki kiinteistöalan digitalisaatiosta.

Espoon kaupunki on käyttänyt Granlund Manager -järjestelmää jo vuosia. Nyt kaupunki on ottanut käyttöönsä saman tuoteperheen mobiilisti toimivan auditointityökalun, jolla auditointiraportit pystytään tekemään valmiiksi suoraan kohteessa.

”Kynällä ja paperilla toteutettuihin auditointeihin kuluu paljon aikaa, kun ensin pistetään paikan päällä rasteja ruutuun ja sitten toimistolla siirretään kuvat koneelle ja kirjoitetaan varsinainen raportti”, toteaa Granlundin konsultti Topi Korpela. ”Mobiilisti toimiva auditointityökalu taas mahdollistaa raportin teon jo kohteessa. Tiedot kuvineen kirjataan puhelimella tai tabletilla määrämuotoisille lomakkeille, joita on mahdollista ottaa käyttöön oikeastaan mihin tahansa tarkoitukseen. Raportti on valmis kohteesta lähdettäessä ja Granlund Managerissa välittömästi kaikkien osapuolten saatavilla.”

Omavalvontaa ilman monimutkaisia taulukoita

Ensimmäinen askel kohti digitaalisia auditointeja otettiin Espoossa muutama vuosi sitten.

”Aloitimme omavalvonnan ja siirryimme Excel-pohjaisen seurantataulukon käyttöön. Se kehitti kiinteistönhuoltoamme selvästi, mutta samalla Excel vaati paljon manuaalista käsityötä, mikä kävi ajan kanssa työlääksi”, kertoo Espoon kaupungin Tilapalvelut-liikelaitoksen huoltopäällikkö Ari Meirto. ”Kun koekäytimme Managerin auditointityökalua, huomasimme heti, että se toimii. Enää ei tarvitse kannella tulostettuja papereita, vaan pystymme raportoimaan laatua paremmin kuin aiemmin.”

Kausitöiden ja siivouksen laatuauditointia

Espoossa halutaan vähentää auditointeihin kuluvaa aikaa niin, että erityisesti kausiluontoisten töiden auditointeja pystytään toteuttamaan määrällisesti enemmän kaikissa noin 400 auditointikohteessa.

”Meillä on tällä hetkellä käytössä vuodenaikojen mukaiset auditointipohjat, joita laatupäälliköt käyttävät Tilapalvelut-liikelaitoksen kiinteistönhoidossa olevissa kohteissa”, Meirto kertoo. ”Myöhemmin auditointityökalua tulee käyttämään kentällä myös 20 palveluesimiestä. Samalla otamme mukaan siivouksen laatuauditoinnit.”

Digitalisaatio virtaviivaistaa auditointiprosesseja

Mobiilisti toteutettava laatuauditointi on hyvä käytännön esimerkki kiinteistöalan digitalisaatiosta.

”On selvää, että kiinteistöjä voidaan hallita ja käyttää digitaalisesti paljon paremmin kuin aikaisemmin”, Meirto toteaa.

”Digitalisaatio yhdistyy auditoinneissa myös Lean-ajatteluun, kun tarpeettomien työvaiheiden karsinta virtaviivaistaa toimintatapoja huomattavasti”, Korpela lisää. ”Auditointityökalu mahdollistaa kaikenlaisten määrämuotoisten tarkastusten teon näppärästi kohteessa, jolloin auditointiprosessi tehostuu. Suurin osa ajasta ei enää kulu raportin laatimiseen, vaan raportti on valmis, kun kohteesta poistutaan.”