Vantaan kaupunki

Vantaan kaupungille tehty ohjelmistotoimitus Granlundin historian suurimpia

– Järjestelmäuudistuksessa vaadittiin sellaisia ohjelmistoja ja sisältöjä, ettei yksikään toimija pystynyt toteuttamaan koko projektia yksin, kertoo Granlund Manager -palvelujen liiketoimintajohtaja Veikko Martiskainen. – Siksi Granlund, Rapal, Scudo Solutions ja Gravicon tarjosivat tietojärjestelmäkokonaisuuden yhdessä. Yhteistyömme ansiosta tilaajan ei tarvinnut tyytyä kompromisseihin tai huolehtia eri järjestelmien integraatioista. Nyt ohjelmistokokonaisuudet kommunikoivat keskenään ja löytyvät yhdestä portaalista. Konsortiomme onkin luonut Vantaan mallin pohjalta IWMS360°-kokonaisratkaisun kiinteistötietojohtamisen tarpeisiin. Malli kokoaa yhteen parhaat työkalut neljältä toimijalta yhden luukun periaatteella.

Manager tehostaa ylläpidon suunnittelua

Granlund Managerilla hallitaan Vantaan kaupungin kiinteistöjen ylläpitoa, elinkaarisuunnittelua (PTS) ja energian käyttöä sekä ohjataan palveluntuottajien toimintaa.

– Uuden järjestelmän tärkein tavoite oli tuoda ydintoimintaamme lisää tehokkuutta ja varmuutta, kertoo Vantaan kaupungin tilakeskuksen toimitilapäällikkö Pasi Salo. – Uusi ohjelmisto on vanhaa monipuolisempi, ja kaikkien kohteiden peruslähtötiedot päivittyvät automaattisesti eri järjestelmiin.

Ohjelmiston käyttöönotto sujui vaivattomasti

Manageriin kuuluu sekä vikailmoitusjärjestelmä että kiinteistönhoidon tehtävien suunnittelu ja seuranta.

– Vikailmoitus- ja palautejärjestelmän käyttöönotto oli helppoa, eivätkä käyttäjät, kuten huoltoa ohjaavat tekniset isännöitsijät ja huoltomestarit, tarvinneet edes varsinaista käyttöönottokoulutusta, Salo toteaa. – Jatkossa tarkoituksemme on luoda ohjelmaan käyttäjäprofiilien mukaisia asiakasnäkymiä, jolloin käyttäjät näkevät vain heitä kiinnostavat toiminnot tai tehtävät.

Manager sisältää myös Vantaan kaupungin peruskiinteistönhoidon palvelukuvaukset.

– Peruskiinteistönhoitomme on kaupungin oman konserniyhtiön Vantaan tilapalvelut Vantti Oy:n vastuulla, mutta kaiken kaikkiaan Managerilla on vuodessa tuhansia eri käyttäjiä, Salo kertoo. – Manager käsittelee tietoa noin 850 kiinteistöstä, ja ohjelmistossa tehdään jo noin 20 000 palvelupyyntöä vuodessa.

Yksityiskohtaisia ylläpidon raportteja

Olennainen osa Managerin toimintaa on monipuolinen raportointi.

– Kuntaorganisaation toimintaan liittyy erilaisia nimikkeistöjä ja termejä, jotka oli tärkeää tuoda osaksi Manageria jo ennen ohjelmiston käyttöönottoa. Vaikka nimikkeistöjen laadinta ja määrittely kuulostaa pieneltä asialta, sillä on suuri merkitys järjestelmän käytössä. Kun asiat on luokiteltu oikein, saamme järjestelmästä tarkempia raportteja, Salo toteaa.

Manager on parantanut myös energiahallinnan raportteja.

– Ennen tiedot kerättiin käsityönä, mutta nyt paikallinen energiayhtiö lähettää kulutuslukemat sähköisessä muodossa Manageriin, eli tietojen keruu on automaattista. Koska saamamme kulutustieto on aikaisempaa tarkempaa ja laajempaa, myös raportit ovat yksityiskohtaisempia.

Kiinteistöjen elinkaarisuunnittelun työkalu

Manageria hyödynnetään Vantaalla konkreettisena työkaluna kunnossapitotöiden pitkäjänteisessä suunnittelussa.

– Manager on PTS-suunnittelun työkalu, ja olemme ottaneet sen myös kokouskäyttöön eli emme pidä enää erillisiä työlistoja, vaan kaikki tiedot viedään suoraan Manageriin ja säilytetään siellä, Salo kertoo. – Huoltomiehet käyttävät Manageria kiinteistönhoidon tehtävien seurannassa ja suorittamisessa, ja mobiilikäyttöliittymä toimii hyvin tableteissa. Lisäksi olemme aloittaneet kuntoarvioiden viennin PTS:ään, ja tavoitteenamme on viedä sinne myös kohdekatselmusten tulokset. Suunnittelemme myös Managerin laatuauditointityökalun käyttöönottoa.

Toimitilapäällikkö Pasi Salo Vantaan kaupungin tilakeskus

”Granlund on tarjonnut meille  aktiivisesti tukea järjestelmän käyttöönotossa.

Olemme saaneet tarvitsemaamme asiantuntemusta, ja lisäksi granlundilaiset ovat olleet kiinnostuneita meidän sisäisistä toimintaprosesseistamme. Toimintamme ymmärtämisellä onkin suuri merkitys ohjelmiston onnistuneessa käyttöönotossa.”